Matriz de las 9 cajas o 9-box

La matriz de las nueve cajas o 9-box es una herramienta muy conocida para la gestión del talento. En este post vamos a ver a detalle cómo construir esta matriz paso a paso, sus ventajas y desventajas y cómo utilizar una hoja de cálculo de Google para facilitar la elaboración de este reporte.

¿Qué es una matriz de las 9 cajas?

La matriz de las 9 cajas o 9-box es una herramienta que evalúa el nivel actual de desempeño y el potencial de contribución de un colaborador a la organización. Las columnas verticales de la cuadrícula indican el potencial de crecimiento y las filas horizontales identifican si el colaborador está actualmente no cumple, cumple o supera las expectativas de desempeño. La intersección ambas variables determina la posición actual del colaborador y dónde se puede necesitar desarrollo.

Esta herramienta se usa principalmente para evaluar el talento actual de una organización e identificar a los líderes potenciales.

Pasos para elaborar la matriz de las 9 cajas

Hay tres pasos para crear una matriz de las 9 cajas.

Cuando vamos a crear una matriz de las 9 cajas, pasamos por tres pasos. Evaluar el desempeño, evaluar el potencial y reunirlo.

Paso 1: Evaluar el desempeño de los colaboradores

Durante el primer paso, el nivel de desempeño de cada colaborador incluido en el análisis se clasifica como bajo, medio o alto. Cada organización tiene su propio sistema de gestión de desempeño, por lo que los criterios exactos para cada categoría de desempeño pueden variar según sus necesidades, pero es importante que cada colaborador se clasifique en uno de estos tres grupos.

Usualmente se utiliza la siguiente clasificación:

Rendimiento bajo. El colaborador no cumple con las expectativas de su trabajo y falla en sus objetivos individuales.
Rendimiento medio. El colaborador cumple con las expectativas de su trabajo y sus objetivos individuales.
Rendimiento alto. El colaborador supera las expectativas de su trabajo y sus objetivos individuales.

Paso 2: evaluar el potencial de los colaboradores

Luego, el potencial de cada colaborador se evalúa como bajo, medio o alto. Pero, a diferencia del desempeño, el potencial es mucho más difícil de medir. Después de todo, el potencial tiene un significado diferente para muchas personas diferentes.

Una lista de atributos deseables puede ayudarte a evaluar el potencial de tus colaboradores con más facilidad. Desarrolla una lista de los atributos que te parezcan más atractivos y/o importantes en un colaborador de alto potencial y comienza a calificarlos según las capacidades que tiene cada uno.

Por ejemplo, una empresa puede definir el potencial de sus colaboradores como cuánto se espera que crezca el colaborador en base a:

su voluntad de aprender
su capacidad para aplicar su conocimiento en el trabajo
la capacidad de manejar más responsabilidades
la capacidad de realizar tareas más complejas
sus habilidades comunicativas
su confiabilidad

Entonces, si tienes la lista anterior de criterios de potencial, suma el número de atributos que tiene el colaborador de la lista y luego califica su potencial como bajo, medio o alto.

Usualmente, podemos interpretar estas 3 categorías como:

Potencial bajo o trabajando a pleno potencial. El colaborador está trabajando a pleno rendimiento y no se espera que mejore, ya sea porque está al máximo de su capacidad o por falta de motivación.
Potencial medio o puede desarrollarse en el puesto actual. El colaborador tiene el potencial para seguir desarrollándose dentro de su función actual. Esto puede ser en términos de rendimiento, pero también en términos de experiencia.
Potencial alto o elegible para un ascenso. El colaborador se desempeña mucho más allá de las expectativas de su puesto y responsabilidades. Asumen naturalmente y con entusiasmo roles de liderazgo y están listos para una posición más alta.

Es importante notar que hablar con un colaborador sobre su “bajo potencial” puede ser desalentador. Queremos que las personas tengan una mentalidad de crecimiento y asocien el esfuerzo adicional con mejoras en el desempeño. Por lo tanto, comunicar esto requiere algo de tacto y empatía. Por este motivo, algunas empresas deciden no comunicar las evaluaciones sobre su potencial a los colaboradores. Pero de ser necesario la palabra frase “trabajando a su potencial pleno o máximo” puede ser menos descorazonadora.

Paso 3: combina el rendimiento y el potencial en la matriz

Una vez que todos los colaboradores han sido calificados como bajo, medio o alto tanto en rendimiento como en potencial, se organizan en una de las nueve categorías en la matriz de las 9 cajas. La utilidad principal de esta herramienta es que para cada casilla de la matriz, se pueden utilizar diferentes técnicas de gestión del talento.

Cómo interpretar los resultados

Según AIHR, como resultado de aplicar esta herramienta tienes 9 categorías en las cuales puedes encasillar a tus colaboradores y tomar decisiones personalizadas, como:

Desempeño bajo – Potencial bajo

Estos son colaboradores que obtienen una puntuación baja en rendimiento y bajo potencial. Probablemente, no deberías haber contratado a estas personas.

Invertir en estos colaboradores les quitará tiempo, dinero y otros recursos a los colaboradores con mayor potencial de crecimiento. La calidad de su trabajo también establecerá estándares más bajos, y sus compañeros de trabajo pasarán más tiempo limpiando el desorden que causan en vez de agregar valor a la organización. Debes tratar con ellos de manera rápida pero justa. Considera el despido.

Si tienes demasiados colaboradores en este nivel, tal vez quieras revisar tu proceso de reclutamiento y selección.

Desempeño bajo – Potencial medio

Estos son colaboradores inconsistentes que tienen cierto potencial para ser grandes, pero no están rindiendo. Aquí la pregunta es por qué. Trata de identificar qué causa su rendimiento mediocre. ¿Son nuevos colaboradores y pasaron por un proceso de onboarding deficiente, o tal vez no entienden lo que esperas de ellos? Trata de asignarles compañeros con más experiencia para que los apoyen.

Si esto no funciona y no progresan a una categoría de mayor rendimiento, tal vez tengas que tomar una decisión difícil.

Desempeño bajo – Potencial alto

Suelen ser nuevas contrataciones que todavía no se han aclimatado a la organización. Tienen un puntaje alto en potencial pero bajo en desempeño. Un ejemplo podría ser un practicante o asistente recién contratado. Todavía no dominan su trabajo, pero están ansiosos por aprender. Aquí es clave hacer un seguimiento continuo de su rendimiento: deben crecer y aumentar su rendimiento rápidamente.

Desempeño medio – Potencial bajo

Tienen un desempeño regular pero hacen un trabajo lo suficientemente bueno como para no despedirlos. Esto los convierte en un grupo desafiante. Como tienen un potencial bajo, invertir tiempo y dinero en capacitarlos no valdrá la pena.

Crea un plan de mejora personal. Con esto, enfatizas que su desempeño es mediocre, los ayudas a comprender dónde están sus puntos de mejora y les das la oportunidad de trabajar en ello.

Si esto no da frutos y no se están moviendo hacia el grupo de alto rendimiento, tal vez tengas que tomar una decisión difícil.

Desempeño medio – Potencial medio

Tienen un desempeño confiable y tienen el potencial de crecer aún más en sus roles actuales.
Tu principal prioridad es llevar a estas personas a un mayor rendimiento.

Desempeño medio – Potencial alto

A menudo, esta puntuación se debe a que aún no han tenido tiempo de crecer completamente en su rol o puesto actual. Intenta:

Asegúrarte de que las expectativas y los requisitos del rol sean claros.
Brindar a los colaboradores en nuevos roles el tiempo para desarrollar su desempeño al más alto nivel.
Proporcionar capacitación y oportunidades de aprendizaje en el trabajo que los ayuden a desarrollar sus habilidades a un nivel superior.
Elogiar sus logros, el buen desempeño y las iniciativas que ayudan a avanzar en las metas de la organización. Además, monitorea su desempeño y satisfacción.

Desempeño alto- Potencial bajo

Profesionales de confianza que se desempeñan bien y tienen una buena mentalidad de trabajo pero no tienen mucho potencial de crecimiento. Trata de mantenerlos felices y recompensarlos, pero ten cuidado de no recompensarlos en exceso. No quieres que se sientan demasiado cómodos en su rol y no tengan incentivos para desarrollarse o esforzarse más.

La falta de mentalidad de crecimiento indica que probablemente no debas pasarlos a puestos con más responsabilidad.

Desempeño alto – Potencial medio

Estos colaboradores ya están contribuyendo a la organización, por lo que la estrategia clave aquí es mantenerlos felices y comprometidos mientras te aseguras de que están preparados para el trabajo no solo ahora sino también a mediano y largo plazo.

Si este colaborador está feliz en su puesto actual y no quiere un ascenso o una responsabilidad adicional, no es necesario hacer más. Tal vez necesita más tiempo en su rol actual antes de poder pasar al siguiente.
Si el colaborador es ambicioso y busca ascender en la organización, querrás mejorar su potencial.
Mantenlos felices, comprometidos y aprecia el trabajo que hacen.
Bríndales oportunidades de capacitación.
Asígnales responsabilidades desafiantes para desarrollar sus habilidades.

Desempeño alto – Potencial alto

Personas de alto rendimiento que también son capaces de asumir nuevos roles. Estos son tus colaboradores más valiosos. También juegan un papel fundamental en la gestión de la sucesión.

Asigna tareas desafiantes o proyectos complejos.
Comunícate con ellos regularmente y evalúe si todavía están contentos en su rol actual. Asegúrate de detectar los primeros signos de insatisfacción.
Felicítelos cuando corresponda y asegúrate de que se sientan apreciados por las contribuciones que hacen a la empresa.
Crea oportunidades de networking con otros colaboradores en la misma casilla y/o con miembros senior de la organización.
Si están interesados, los roles en juntas y comités externos podrían incentivarlos, elevar su perfil público y brindarles un desafío interesante y una oportunidad para establecer contactos.
Recompénsalos y asegúrate de que reciban una compensación competitiva. Estos colaboradores son los que más contribuyen a su organización y debe recompensarlos en consecuencia.

Beneficios de usar la matriz de las 9 cajas

La matriz de las 9 cajas es una herramienta muy utilizada que ofrece a las organizaciones beneficios importantes, como:

Es simple y fácil de usar: la matriz de las 9 cajas tiene una estructura bastante simple y directa. Todo lo que tienes que hacer es relacionar a tus colaboradores con el cuadro correcto en función de su rendimiento y potencial. La forma en que se visualiza la cuadrícula hace que sea fácil de entender, incluso para aquellos que son completamente nuevos en esta herramienta.
Es aplicable a cualquier industria y organización: dado que es una herramienta sencilla, puedes aplicarla en cualquier organización con facilidad y sin necesidad de hacer modificaciones o cambios complicados.
Ayudar a identificar al mejor talento: esta herramienta permite detectar a los colaboradores de alto rendimiento en tu organización con un gran potencial e identificar lo que necesitan mejorar para seguir desarrollándose. Podrás tomar decisiones basados en datos sobre dónde y cómo asignar los recursos para involucrar y desarrollar a estos colaboradores.
No se centra solo en el desempeño: esta herramienta te brinda un enfoque más integral para la gestión del desempeño. No solo nos centramos en el desempeño actual sino que evaluamos también el potencial futuro.
Es una herramienta versátil: la matriz de las 9 cajas es útil no solo para la gestión del talento, sino también para la planificación de la fuerza laboral. Por ejemplo, esta herramienta te brinda una buena visión general del potencial de tus colaboradores y en qué posición podrían prosperar en el futuro. En otras palabras, facilita la planificación de la sucesión.

Limitaciones de la matriz de las 9 cajas

Ninguna herramienta es perfecta y aunque la matriz de las 9 cajas proporciona una forma clara de gestionar el talento y el rendimiento, no es infalible. Algunas de las desventajas de utilizar esta herramienta incluyen:

Sujeto a prejuicios y malentendidos del gerente/jefe/líder: Durante la evaluación de los colaboradores puede ser extremadamente difícil separar los sesgos personales del proceso de evaluación. Las diferencias en los rasgos de personalidad, los errores de comunicación y las preferencias personales aún pueden afectar la objetividad del proceso.
El potencial es difícil de medir: Muchos factores pueden complicar la evaluación del crecimiento profesional esperado de un colaborador. Las ganas de aprender cosas nuevas, las habilidades de liderazgo, etc son difíciles de medir y la diferencia entre un potencial bajo, medio y alto puede ser pequeña..
Riesgo de “encasillar” a los colaboradores: Los resultados de aplicar la matriz de las 9 cajas son un corte transversal en el tiempo que puede cambiar con esfuerzo tanto de los colaboradores como de los líderes de la organización. No es algo estático que no se puede cambiar. Sin embargo, a veces existe el riesgo de ver la categorización como estática y permanente, lo que lleva a los colaboradores a perder oportunidades de crecimiento.
Reacciones negativas de los colaboradores: Aunque la transparencia es importante, referirse a la matriz de las 9 cajas en las conversaciones de evaluación con los colaboradores puede ser contraproducente y desanimarnos. Además, compartir la herramienta con los colaboradores también puede crear el riesgo de que los colaboradores comparen sus calificaciones entre sí, interfiriendo con el trabajo en equipo e infundiendo negatividad en la cultura.