Excel es una herramienta sumamente útil para gestionar información y realizar diferentes tipos de análisis y de reportes con facilidad y eficiencia. Por este motivo, es bastante usado en muchas áreas como la de recursos humanos.
Los profesionales de recursos humanos, trabajan diariamente con grandes cantidades de datos, ya sean de sus propios colaboradores o de candidatos, por ejemplo:
- Gestión de nóminas
- Análisis de candidatos
- Gestión de datos de colaboradores
- Rastreo y reporte de ausencias de los colaboradores,
- Gestión de indicadores de reclutamiento
- etc
Todas estas tareas serían muy difíciles de gestionar sin una herramienta como Excel, especialmente para las empresas más pequeñas.
Por esto, hemos recopilado algunas de las funciones en Excel más útiles para los profesionales de recursos humanos que te ayuden a simplificar tus procesos y ahorrarte muchas horas de trabajo.
Funciones de resumir información
Cuando tienes que resumir y reportar datos de recursos humanos usualmente hablamos de operaciones como sumatorias, promedios, encontrar máximos y mínimos, etc. Excel tiene muchas funciones que facilitan estos cálculos. Y para demostrar el uso de estas funciones, usaremos los datos siguientes:
SUMA
Digamos que necesitamos saber cuánto dinero gasta nuestra empresa en salarios por mes. Excel nos ofrece una función específica que nos ayuda a realizar este cálculo de manera sencilla: la función SUMA. SUMA es una función básica de Excel que te permite sumar números en un rango de celdas.
La función SUMA tiene la siguiente sintaxis: “=SUMA(rango de la suma)”. Para nuestro ejemplo específico sería.
=SUMA(F3:F17) = $17,692.00
Como puedes observar, la función SUMA hace posible que realizar sumatorias con muchos valores sea rápido y fácil.
Pero qué pasa si lo que necesitamos no es el salario total por mes sino el salario por área. La tarea se complica ¿no? Pero no te preocupes, Excel tiene una variación de la función SUMA para este tipo de situaciones: la función SUMAR.SI.
SUMAR.SI
Siguiendo el mismo ejemplo, si quisiéramos calcular el salario total por área la función SUMA ya no será tan útil. En este caso, tendríamos que usar la función SUMAR.SI, que nos permite sumar valores en un rango en función a un rango de criterios.
La función SUMAR.SI tiene la siguiente sintaxis: “=SUMAR.SI(rango_de_criterios, criterio, [rango_suma])”. Para nuestro ejemplo específico, si quisiéramos calcular el salario total para el área de Marketing sería:
En la siguiente imagen puedes ver cómo se vería nuestro resumen, si quisiéramos calcular el salario para cada área:
CONTAR / CONTARA /CONTAR.BLANCO
Probablemente hayas notado que en el cuadro de ejemplo hay una persona que no tiene salario. Si quisiéramos saber cuántas personas tienen definido un salario, Excel nos ayuda con la función CONTAR.
La función CONTAR nos permite contar la cantidad de celdas que contienen números en un rango especificado.
La función CONTAR tiene la siguiente sintaxis: “=CONTAR(rango de datos)”.
Para nuestro ejemplo específico sería.
=CONTAR(F3:F17) = 14
Un punto importante a tomar en cuenta es que la función CONTAR solo cuenta los valores numéricos e ignora todas las demás. En el caso que quieras trabajar con datos que no son numéricos o celdas vacías puedes usar las variaciones CONTARA O CONTAR.BLANCO.
CONTAR.SI
Así como la función SUMAR tiene la función SUMAR.SI, CONTAR tiene la función CONTAR.SI, que nos permite contar valores en un rango en función a un rango de criterios.
La función CONTAR.SI tiene la siguiente sintaxis: “=CONTAR.SI(rango;criterios)”.
Si quisiéramos contar el número de colaboradores del área de ventas, entonces nuestra función se vería así:
=CONTAR.SI(C3:C17,”Ventas”) = 3
En la siguiente imagen puedes ver cómo se vería cada función si quisiéramos calcular el número de colaboradores para cada área:
MAX
La función MAX encuentra el valor más grande dentro de un rango de celdas. La sintaxis es la siguiente: “MAX(rango de datos)”.
Por ejemplo, si quisiéramos saber cual es el salario más alto que paga nuestra empresa, entonces tendríamos:
=MAX(F3:F17) = $1,555.00
MIN
Así como existe la función MAX también existe la función MIN, que nos permite encontrar el valor más pequeño dentro de un rango de celdas. La sintaxis es la misma. Y, por ejemplo, si quisiéramos saber cual es el salario más bajo que paga nuestra empresa, entonces tendríamos:
=MIN(F3:F17) = $1,152.00
Funciones para gestionar fechas
HOY
Para calcular la edad de tus colaboradores o el tiempo que llevan trabajando en la organización, saber la fecha actual es bastante útil.
Excel facilita el manejo de fechas con la función HOY. La función no necesita ningún parámetro y devuelve la fecha del día actual. Por ejemplo:
SIFECHA
La función SIFECHA calcula el número de días, meses o años completos que han pasado entre dos fechas. Cuando necesitas calcular el tiempo de antigüedad de tus colaboradores, o sus edades esta función es la que debes utilizar:
La sintaxis de la función SIFECHA es la siguiente: “=SIFECHA(Fecha inicial, Fecha final, “unidad”)”. La unidad es el tipo de información que quieres obtener:
- “Y” devolverá el número de años completos entre dos fechas
- “M” devolverá el número de meses completos entre dos fechas
- “D” devolverá el número de días completos entre dos fechas
Entonces, si quisiéramos calcular la edad de nuestros colaboradores lo haríamos así:
Funciones para gestionar información
BUSCARV
BUSCARV es una función de Excel que busca datos verticalmente en una tabla organizada.
La sintaxis de esta función es la siguiente: “=BUSCARV(valor buscado, matriz de datos, indicador de columna, ordenado)
En el siguiente ejemplo, queremos buscar el área a la que pertenece un colaborador en particular usando la función BUSCARV:
Algunas alternativas a la función BUSCARV incluyen:
- BUSCARH: busca datos HORIZONTALMENTE en una tabla organizada.
- BUSCARX: buscar datos en cualquier dirección.
- BUSCAR: buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna.
- INDICE Y COINCIDIR: Combinación de funciones que te permite recuperar un valor en una posición coincidente.
Funciones para gestionar cadenas de texto
Una cadena de texto puede ser letras, palabras u oraciones en cualquier combinación. Para esta sección de funciones de Excel para Recursos Humanos trabajaremos con el siguiente ejemplo:
Iremos completando las columnas vacías a medida que vayamos avanzando con los ejemplos (nota como algunos nombres parecen estar desalineados, no te preocupes es para trabajar con una función).
CONCATENAR
La función CONCATENAR te permite unir texto de diferentes celdas en una sola celda.
En nuestro ejemplo, tenemos los nombres y apellidos de nuestros colaboradores en columnas separadas pero los necesitamos en una única columna. Para esto utilizamos la función CONCATENAR con la siguiente sintaxis: CONCATENAR(texto1; “ “; texto2). (La parte de las comillas es para añadir un espacio entre nombres y apellidos). El resultado es el siguiente:
MAYUSC y MINUSC
La función MAYUSC convierte todos los caracteres en una cadena de texto a mayúsculas. Por otro lado, la función MINUSC hace lo contrario: convierte todos los caracteres en una cadena de texto a minúsculas.
Por ejemplo, si quisiéramos que los nombres que ya hemos juntado estén en mayúsculas, usaríamos la siguiente sintaxis: “=MAYUSC(texto)”.
Aplicando ambas funciones veríamos algo así:
NOMPROPIO
En el caso que necesitemos que cada palabra de nuestro texto La función NOMPROPIO convierte la primera letra de cada palabra de nuestro texto en Mayúscula (ideal cuando tratas con nombres y apellidos). La sintaxis es la siguiente: =NOMPROPIO(texto que quieres convertir).
Entonces en nuestro ejemplo tenemos:
RECORTAR
Finalmente, tenemos la función RECORTAR, que nos permite eliminar todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras. Para ejemplificar esta función, observemos como el primer dato parece tener espacios de más. Con la función RECORTAR podemos deshacernos de ellos con facilidad:
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